Archív

Archív pro ‘IT’ Kategorie

I při digitalizaci dokumentů je nejlepší „vykládat Full house“

25.04.2016 Bez komentářů

Jasná pravidla Pokeru: Kdo má každou kartu samostatnou, prohrává a zaplatí nejvíce. Kdo dokáže spojit dvě do páru, je na tom lépe. Při spojení tří karet se šance na výhru zvyšují a tak dále a tak dále. Stejně tak i při digitalizaci dokumentů vyhrávají ti, kteří je dokáží spojit do skupin. Při plné digitalizaci dokumentů mají totiž firmy zákonnou povinnost prokázat jejich důvěryhodnost pomocí takzvaných časových razítek. A ty něco stojí. Jelikož blafovat se zde nesmí, mají „chytří hráči“ jedinou možnost: Namísto nákupu razítek pro každý samostatný dokument mohou spojit více dokumentů do jedné skupiny a takovýto „Full house“ pak označit jediným časovým razítkem. Tímto způsobem lze náklady na digitalizaci snížit téměř až o 99 %.

Při elektronické formě evidence musejí firmy prokázat takzvanou důvěryhodnost digitalizovaných dokumentů – konkrétně například jejich neměnnost v čase. Tu stvrzují časová razítka. Nejčastější praxí doposud bylo nákup těchto razítek pro každý jednotlivý dokument. Při ceně jednoho razítka 0,50 Kč až 4 Kč, množství evidovaných dokumentů za rok a navíc další povinnosti obměňovat razítka každé dva roky, to pro firmy znamenalo exponenciální růst nákladů. Moderní služby z oblasti digitalizace však nabízejí řešení.

Teď už si může zahrát každý

Co znamená důvěryhodnost dokumentu?
V rámci potvrzení důvěryhodnosti dokumentu je nutné pomocí časového razítka ověřit jeho neměnnost a elektronickým podpisem jeho tvůrce či původ. Použitím vhodného formátu, například PDF/A, je rovněž zapotřebí splnit podmínku čitelnosti. Časová razítka i elektronické podpisy vydává oficiální certifikační autorita. Elektronický podpis je však platný pro období v řádu několika let a nepředstavuje významné náklady.

Službu označit jediným razítkem až několika desítek dokumentů, vždy za jeden den, nabízí například Konica Minolta. Roční náklady se tím sníží na pár stokorun. Úplná digitalizace se tak stává dostupnější i pro malé firmy či živnostníky, kteří si dosud nemohli větší investice do moderních řešení dovolit. Všichni mohou navíc využívat takovou službu bez obav, protože její soulad s českou legislativou byl již potvrzen i znaleckým posudkem.

Pří kompletním převodu dokumentů do elektronické podoby nemusejí již firmy uchovávat papírové originály. Veškerá evidence se přesouvá do digitálního prostředí, a tak není třeba ani dále investovat do fyzických archivů a skladovací prostory je možné využít k jiným účelům. Úplná digitalizace dokumentů otevírá také cestu k celkovému zrychlení a zjednodušení činností a k většímu zabezpečení i zpřehlednění práce.

Jak může vypadat ideální hra?
Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovávat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.

 

I částečná digitalizace vám může vykouzlit spokojený Poker face

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty může mít několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až právě po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Stále však platí, že i nižší rozsah digitalizace může být pro firmy přínosem. Usnadní například vyhledávání dokumentů, stejně jako jejich správu i archivaci. Celkově pak vždy pomůže zrychlit a zpřesnit všechny procesy spojené s administrativou.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Zahrajte si o maximální bank

V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich prvotní převod do elektronické podoby. Jako jedna z mála v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Nastává u vás krize, když má sekretářka dovolenou? Nemusí!

22.02.2016 Bez komentářů

Kde je jaký dokument, do kdy se má co splnit, komu potvrdit, komu předat ke schválení… – v mnoha firmách má o dokumentech nejlepší přehled sekretářka či asistentka a v mnoha firmách také platí, že pokud si vezme dovolenou nebo je nemocná, vyřizování dokumentů zamrzá. Faktury neodcházejí, smlouvy se ztrácejí, žádanky se vrší. A co teprve, když tato sekretářka odchází z firmy nadobro? Než se nová síla zorientuje, zpravidla dochází k různým problémům. Ideálním řešením, které může předejít těmto kritickým situacím, je systém pro zpracování dokumentů.

Zvýšené pozornosti je třeba dbát zejména při zpracování smluv. Ty obsahují zásadní povinnosti, termíny plnění i postupy, které je třeba hlídat. Opomenutí těchto závazků, nedodržení termínů či dokonce ztráta smlouvy může vést ke vzniku nežádoucích finančních nákladů, ztrátě zákazníka či k jiným problémům ohrožujícím fungování firmy. A nechat veškerou odpovědnost za správné vyřízení smlouvy pouze na jednom, ale ani na více zaměstnancích, rozhodně není ideální.

Co můžete změnit?

Kritický okamžik při standardním zpracování smluv představuje celý životní cyklus dokumentu od procesu tvorby, či zpracování, přes schvalování a připomínkování až po archivaci. Standardem totiž většinou bývá ruční přepis důležitých úkolů a založení smlouvy „kamsi do šanonu“. Naopak systém pro automatické zpracování smluv vám pomůže s rychlým vyhledáváním dokumentů, zefektivní všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídá důležité termíny vyplývající z uzavřených podmínek. A to může v mnoha případech ušetřit významné finanční částky.

Kdy vám systém může pomoci?

Pokud si i vy například při sestavování smluv předáváte dokument ve firmě prostřednictvím e-mailů a ukládáte jej ve schránkách, vězte, že nejste úplnou výjimkou. Není to však rozhodně nic ideálního. Takto může snadno dojít ke ztrátě dokumentu, ke vzniku nežádoucího většího počtu verzí a k dalším chybám. Řešením může být digitalizace dokumentů a vytěžení obsažených informací. Právě to je základem systému pro zpracování smluv, který vám umožní mít kontrolu nad procesem jejich tvorby a přehled o aktuálním stavu či umístění těchto dokumentů. Vy si navíc budete e-mailem posílat už jen odkaz na dokument v úložišti, čímž snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.

Co znamená „vytěžování“ dokumentů?
Základem kvalitního systému pro zpracování dokumentů je funkce pro tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů ve smlouvě, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako jsou jména smluvních stran, částky, či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Kde je dokument uložen?

Tyto systémy fungují na principu ukládání smluv v digitalizované podobě v úložišti s kontrolovaným přístupem. Oprávnění mohou být samozřejmě pro různé osoby individuální, ale přesně definují, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit. Dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat i s různými přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.

Mnoho osob, mnoho úprav, jedna smlouva

Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel systému pro zpracování smluv by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle vašich potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. Výsledkem je, že existuje vždy pouze jedna aktuální verze smlouvy, se kterou však může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.

Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen pracovat také s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.

Více o službách řízení firemních procesů >>

Jak se může změnit proces zpracování smlouvy?
Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální ověření a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazováním.

Zamyslete se nad úrovní potřebné digitalizace

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál celého řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.

Manažeři při hledání nových IT řešení často obchází vlastní vedení IT

09.02.2016 Bez komentářů

Manažeři ve střední a východní Evropě stále častěji namísto svých IT ředitelů využívají dodavatele IT jako neformální konzultanty při řešení potřeb svých jednotek. V novém průzkumu analytické a poradenské společnosti IDC mezi jinými než IT manažery v zemích střední a východní Evropy téměř dvě třetiny dotázaných uvedly, že v nejranějších fázích úvah o zavedení nového řešení hovoří přímo s dodavateli IT. Před zahájením formálních rozhodovacích procesů se na poskytovatele řešení obrací 35 % respondentů.

IDC poznamenává, že u manažerů obecně stoupá úroveň znalostí informačních a komunikačních technologií.

„Manažeři se již neptají, zda mohou s pomocí IT dělat něco lépe nebo něco nového,“ říká Mark Yates (foto), manažer výzkumu ve společnosti IDC. „Dnes se ptají, proč to nemohou dělat hned. Když mají marketingoví, obchodní, výrobní, personální nebo finanční manažeři či ředitelé nápad, jak zlepšit fungování a výsledky své jednotky, chtějí jej zrealizovat hned.“

Právě zde přichází ke slovu dodavatelé IT. Ti, kteří dokáží skutečně pomoci, mají zkušenosti z projektů pro desítky či stovky zákazníků. Vědí, jaké mohou nastat problémy s kompatibilitou a řešili se svými zákazníky různá obchodní zadání s pomocí informačních technologií. Je zřejmé, že titíž dodavatelé IT budou o svých řešeních hovořit jako o nejlepších a přehnaně horliví obchodníci budou vnucovat své produkty. Ale manažeři jsou ochotni se s tím smířit (v rámci rozumných mezí), aby využili znalosti a zkušenosti dodavatelů.

Výzkum IDC také ukazuje, že výrobní, obchodní a provozní oddělení často sama platí za informační technologie, které používají. Zhruba 27 % dotázaných uvedlo, že IT projekty jsou financované z rozpočtu jejich oddělení namísto podnikového rozpočtu na IT. Zatímco v České republice se to týká pouze 15 % a v Maďarsku 17 % podniků, v Rumunsku takto funguje financování IT projektů u 38 % a v Polsku u 39 % podniků (pro srovnání, v Severní Americe je toto číslo ještě vyšší). Na takovéto rozdělení rozpočtů poukazuje i nedávno vydaná pololetní predikce výdajů na IT zaměřená na výrobní, obchodní a provozní jednotky podniku, v níž IDC předpovídá výrazný nárůst podílu těchto jednotek na výdajích na IT v příštích pěti letech.

Posun vlivu na rozhodování o IT ve většině případů nezpůsobuje rozkoly. Celkem 48 % dotázaných ve výzkumu IDC popsalo svůj vztah s IT týmem jako pozitivní spolupráci. Dalších 28 % uvedlo, že IT tým je nápomocný, požadavky se vážně zabývá a transparentním způsobem posuzuje jejich proveditelnost. Přibližně 41 % IT projektů iniciovaných nebo financovaných jiným než IT oddělením řídí předmětné oddělení a IT společně.

„Progresivní ředitelé IT situaci chápou,“ říká Mark Yates. „Vědí, že nemohou všem pomoci se vším – nemají čas nebo patřičné odborné znalosti. Stejně jako mnoho dodavatelů směřují i ředitelé IT vědomě či podvědomě k modelu založenému na platformách, kdy vytvoří IT ekosystém, který mohou ostatní jednotky využít k vývoji nástrojů, nasazení aplikací a rozsáhlým inovacím.“

Výzkum dále zjistil:

  • (Nedostatek) vedení je při rozhodování o IT hlavním problémem výrobních, obchodních a provozních jednotek.
  • 17 % IT oddělení ve střední Evropě jsou buď nečinná, nebo naopak uplatňují absolutní kontrolu.
  • Provozního řízení a BI/manažerské přehledy jsou nejčastějšími projekty realizovanými zcela mimo IT.
  • Zhruba 13 % IT projektů vedou různá oddělení v podniku samostatně bez zapojení IT.
  • Z hlediska dosahování cílů uvádí podniky na méně rozvinutých trzích více než dvojnásob překážek oproti podnikům na rozvinutých trzích.

Analytická studie společnosti IDC s názvem Collaboration Beyond Borders: How Non-IT Decision Makers Approach IT in Central and Eastern Europe zkoumá, jak v podnicích ve střední a východní Evropě dochází k přesunu rozhodování z IT oddělení na manažery jednotek, které IT užívají. Zabývá se klíčovými obchodními cíli a vztahy mezi IT, ostatními jednotkami v podniku a rozpočty. Ukazuje, jaké typy specifických řešení jsou již využívány, a navrhuje, jak si mohou výrobní, obchodní a provozní jednotky pořídit další buď přímo, nebo ve spolupráci s IT. Výzkum se uskutečnil v šesti zemích (České republice, Maďarsku, Polsku, Rumunsku, Rusku a Slovenské republice). Dotazováni byli pracovníci na pozicích ve čtyřech oblastech mimo IT (finance/účetnictví, marketing, prodej a výroba) v sedmi odvětvích (podnikové služby, finance, průmyslová výroba, maloobchod/velkoobchod, telekomunikace, doprava/logistika a energetika).

Studie IDC Worldwide Semiannual IT Spending Guide: Line of Business kvantifikuje posun ve výši výdajů na IT z IT oddělení na 11 jiných typů jednotek v podniku. Ukazuje dodavatelům IT, kde se nachází zdroje financí, kde se rozhoduje o IT a jak se bude situace vyvíjet v budoucnu. Studie pokrývá 53 zemí, 17 odvětví a 31 typů technologií. Poskytuje detailní informace nezbytné pro plánování vývoje produktů a obchodní a marketingové strategie

Společnosti, které zavedly hybridní cloud, vykazují třikrát vyšší pravděpodobnost, že se přiblíží svým cílům pro podnikání a připravenost infrastruktury

05.02.2016 Bez komentářů

Společnost EMC Corporation dnes oznámila výsledky nové studie, podle níž se IT a obchodní manažeři shodnou na tom, že digitální transformace a hybridní cloudy jsou v digitální éře klíčové pro úspěch na konkurenčním trhu. Studie, kterou vypracovala společnost IDG Research Services, ukazuje, že organizace se musí „vydat digitálním směrem“, pokud chtějí vylepšit možnosti zákazníků, zvýšit flexibilitu, podpořit využívání obchodních příležitostí a snížit náklady. 92 % respondentů uvedlo, že strategie jejich organizace pro zajištění konkurenceschopnosti si žádá digitální obchodní iniciativy, a 90 % označuje digitální podnikání za „nejvyšší prioritu“ pro nadcházející jeden až tři roky. Z toho vyplývá, že díky převratným možnostem, které nabízí, je digitální podnikání v současné době pro IT hlavní hybnou silou.

Mezi podněty těchto investic do digitálních technologií patří:

  • Zlepšování možností zákazníků (87 % respondentů uvedlo, že se jedná o zásadní nebo velice důležitý cíl.)
  • Získávání nových zákazníků (86 %)
  • Urychlení inovací (82 %)
  • Podpora obchodního rozhodování v reálném čase (82 %)

Přechod na digitální podnikání je komplexní a vyžaduje čas, ale 63 % respondentů uvedlo, že je na dobré cestě k dosažení svých počátečních cílů digitální transformace. Před řediteli IT přesto stojí překážky, mezi něž patří:

  • Rozpočet a zdroje (38 %)
  • Fragmentovaná výpočetní prostředí (30 %)
  • Nedostatek správných technologií (29 %)

Při řešení těchto výzev využívají ředitelé IT stále častěji hybridní cloudová prostředí a zavádějí modernizovanou infrastrukturu, jejíž součástí jsou dva nebo více modelů poskytování služeb, včetně tradičních datacenter, privátního cloudu, spravovaného privátního cloudu a veřejného cloudu. Úctyhodných 83 % respondentů v současné době používá nebo plánuje používat hybridní cloudové prostředí a 73 % souhlasí, že hybridní cloudový model vytváří cestu k digitálnímu podnikání.

Data průzkumu ukazují, že digitální transformace podpořená hybridním cloudem pomáhá organizacím zvýšit flexibilitu IT a proces implementace iniciativ digitálního podnikání je díky ní rychlejší, snazší a méně nákladný. Z výsledků průzkumu navíc vyplývá, že prostřednictvím snížení nákladů na IT umožňuje hybridní cloud investice do digitální transformace. Společnosti, které hybridní cloud zavádějí nejrazantněji, také dosahují v digitální transformaci největšího pokroku. Ty z organizací zahrnutých do průzkumu, které v hybridním cloudu provozují významný počet úloh, vykazují třikrát vyšší pravděpodobnost, že se přiblíží svým cílům pro digitální podnikání a připravenost architektury, než organizace, které hybridní cloud nepoužívají.

Citace vedoucího představitele společnosti EMC:

Jeremy Burton (foto), prezident pro produkty a marketing, EMC Corporation

„Stát se digitální je prioritou pro téměř každou firmu na planetě. Jak toho dosáhnout, ale již tak zřejmé není. Tato studie naprosto jasně dokládá, že hybridní cloud – a úspory, které společně s pružností přináší – je klíčovým prostředkem při přechodu na digitální podnikání.“

 

Používání veřejných cloudových služeb bývá v rozporu s firemními standardy

04.02.2016 Bez komentářů

Používání veřejných cloudových služeb dnes řadě firemních uživatelů usnadňuje práci, ale bývá to v rozporu s firemními standardy. Přináší to také významné bezpečnostní i legislativní riziko a IT oddělení to znesnadňuje správu sítě a vynucení bezpečnostních politik. Zároveň tím může docházet k rozdrobení rozpočtů na IT do různých oddělení, čímž firmy ztrácejí přehled o celkových výdajích a jejich efektivitě. Pomoci se zvládnutím fenoménu zvaného Shadow IT může pomoci nástroj Cisco Cloud Consumption, který je dostupný formou služby (SaaS) a umožní přehledně zmapovat cloudové služby využívané ve firemní síti. 

Praha, 4. února 2016 – Využití veřejných cloudových služeb za poslední rok vzrostlo podle údajů společnosti Cisco o 112 procent. Velké podniky v současné době využívají v průměru 1220 cloudových služeb. V řadě případů jde ale o cloudové služby, které nebyly oficiálně implementovány IT oddělením. Jednotliví uživatelé či celé týmy obcházejí IT oddělení při přístupu k veřejným cloudovým službám, o nichž se domnívají, že jsou pro jejich práci potřebné. Ředitelé IT si začínají postupně uvědomovat skutečný rozsah používání cloudových služeb v jejich podnicích a rizika, která s sebou přináší. Pro zmapování situace, znovuzískání přehledu o dění v síti a zvládnutí „stínového IT“ slouží nový nástroj Cisco Cloud Consumption dostupný formou služby. Ten odhaluje a sleduje veřejné cloudové služby, které organizace využívá. 

Podle nedávné analýzy společnosti Cisco využívá v současné době průměrný velký podnik 1 220 samostatných veřejných cloudových služeb. To je asi pětadvacetkrát více než odhaduje IT oddělení. Průměrný počet veřejných cloudových služeb za poslední rok vzrostl o 112 procent a o 67 procent za uplynulých šest měsíců. Takovéto využívání veřejných cloudových služeb přináší závažná obchodní i bezpečnostní rizika – od otázky dodržování předpisů a ochrany dat přes zajištění kontinuity provozu až po výkonnost a efektivitu nákladů.

„Uživatelé ve firmách se logicky snaží usnadnit si práci, případně ji zefektivnit. Veřejné cloudové služby se zdají být bezbolestným řešením. A tak místo čekání na přidělení vzdáleného přístupu do firemní sítě si uživatelé jednoduše překopírují soubory na některé z veřejných úložišť,“ vysvětluje Michal Stachník (foto), generální ředitel Cisco ČR. „Problém je v tom, že tím se do firemní sítě dostává provoz, se kterým nepočítají bezpečnostní pravidla a uživatelé tak mohou nevědomky pomáhat útočníkům. Nákup cloudových služeb pro potřeby jednotlivých oddělení pak může znamenat rozdrobení výdajů na IT a tím i obtížnější sledování efektivity investic,“ doplňuje Michal Stachník.

Výzkumy ukazují, že důvodem k tomuto kroku je častá frustrace uživatelů z fungování IT oddělení. Byznys se zrychluje a firmy potřebují podporu informačních technologií k tomu, aby obstály na trhu. Řada IT oddělení funguje stále postaru a připomíná spíše servisní úsek. Firmy ale potřebují, aby se staly partnery při rozvoji byznysu. Používání veřejných cloudových služeb se zdá jako bezbolestné řešení. Uživatelé mohou využívat moderní technologie a služby a nemusí čekat na často zdlouhavé schválení ze strany IT. Jenže obcházením firemních pravidel se do sítě dostává datový provoz, se kterým nepočítají bezpečnostní pravidla a uživatelé se tak mohou neúmyslně stát pomocníky kyberpirátů. Navíc se kvůli tomu může firma dostat i do rozporu s legislativními a regulatorními požadavky.

Analýzy také ukazují, že podobně v některých případech obcházejí IT dokonce celá oddělení či organizační jednotky, když si nakupují cloudové služby pro potřeby svých týmů. Tím ovšem znesnadňují správu výdajů na informační technologie. IT rozpočet se totiž kvůli takovémuto přístupu rozpadá na mnoho částí a pro firmy je pak velmi obtížné tyto náklady sledovat a vyhodnocovat jejich efektivitu.

Nástroj Cisco Cloud Consumption je dostupný formou služby. Jeho hlavní funkcí je odhalovat a průběžně sledovat využití veřejného cloudu v celé organizaci. Ve spojení s nástroji pro detailní analýzu a srovnání, které společnost Cisco také nabízí, pomáhají tyto informace snižovat bezpečnostní rizika i lépe chápat a řídit náklady. Na základě toho může IT tým efektivněji spolupracovat s ostatními jednotkami a zasvěceně rozhodovat o pořizování vhodných cloudových služeb.

Aby si mohly firmy ověřit přínos Cisco Cloud Consumption přímo v jejich organizaci, nabízí Cisco všem zájemcům třicetidenní bezplatné zkušební období. Po něm se mohou rozhodnout, jestli chtějí službu nadále používat a pořídit si její předplatné.

Nejlepší projekty z oblasti IT Service Managementu

27.01.2016 Bez komentářů

V rámci 10. Výroční konference itSMF Czech Republic, pořádané ve spolupráci s CACIO, byli vyhlášeni vítězové soutěže o nejlepší projekt z oblasti IT Service Managementu. Na prvním místě se umístil projekt společnosti LBMS s názvem „Automatizace klíčových IT procesů v Allianz pojišťovně za 10 měsíců“. LBMS, tak po více než 2 letech sesadilo z trůnu pravidelné finalisty a vítěze loňských ročníků a získalo pomyslný zlatý kov. Ten stříbrný si odnesl projekt „UMO – Unified Monitoring“ realizovaný společností sIT Solutions CZ, realizovaný pro Českou spořitelnu a na bronzovém místě skončil projekt „Integrovaný systém řízení provozu a bezpečnosti podnikového ICT“ od společnosti Service & Support, který byl realizován pro společnost Dopravní podnik města Brna.

Soutěž „ITSM Projekt roku“ umožňuje srovnání projektů zaměřených na oblast řízení poskytování IT služeb napříč společnostmi. Do finále letos postoupilo celkem 5 projektů, které hodnotila porota složená z odborníků akademické i komerční sféry. Na čtvrtém a pátém místě se umístily projekty přihlášené společností ALVAO, realizované u Nemocnice Kraje Vysočina a Českých Radiokomunikací.

Z přihlášených projektů vzešel vítězně výše jmenovaný projekt společnosti LBMS realizovaný pro společnosti Allianz Pojišťovna. Projekt – „Automatizace klíčových IT procesů v Allianz pojišťovně za 10 měsíců“ Porota na tomto projektu ocenila především to, že se projekt zaměřil na optimalizaci a automatizaci celé řady ITSM procesů ve společnosti Allianz, plánování a řízení lidských zdrojů. Hlavním přínosem vítězného projektu bylo výrazné zlepšení komunikace s businessem prostřednictvím procesu a nástrojů demand managementu.

Druhou příčku obsadila společnost sIT Solutions CZ s projektem realizovaným pro Českou spořitelnu „UMO – Unified Monitoring“. Projekt řešil zejména monitoring infrastruktury, end-to-end monitoring aplikací a proces event managementu, který byl plně podporován monitorovacími nástroji. Porota ocenila i velmi zajímavé přínosy tohoto projektu, k nimž patřila i optimalizace procesu change managementu a konsolidace CMDB.

Na třetím místě se umístila společnost Service & Support, která se zúčastnila soutěže s projektem, jehož podstatou bylo nasazení nástrojů pro Service Desk a Asset Management, řešení informační bezpečnosti a monitoring infrastruktury. Projekt „Integrovaný systém řízení provozu a bezpečnosti podnikového ICT který byl realizován pro Dopravní podnik města Brna, a.s. zaujal porotu díky jeho relativně velmi nízkému rozpočtu a krátké doby implementace. I přes tyto dva faktory, které obvykle znamenají snížení kvality, však v dodávce tohoto projektu dokázala společnost Service & Support zachovat očekávanou přidanou hodnotu.

Petr Křelina, místopředseda předsednictva sdružení itSMF Czech Republic uvedl: Letošní konferenci jsme pořádali spolu s CACIO. Čtyřicet čtyři přednášejících se podělilo o inspiraci ve svých firmách či institucích. Dozvěděli jsme se jak jednoduše zvládají výzvy v oblasti procesního řízení či Enterprise architektury. Jsme rádi, že si naše konference drží pozici největší tuzemské akce v tomto oboru.  Konference také odpověděla na otázku, jak daleko se dostala naše státní správa v implementaci principů Enterprise architektury a zejména v nasazení cloudových řešení a kam se v těchto oblastech vydá v novém roce. Ve státní správě se toho děje opravdu hodně a složitost úkolu přitom přesahuje většinu toho, co ve svých firmách řeší ti z nás, kdo jsou z komerční sféry.

Roman Albrecht, předseda předsednictva sdružení itSMF Czech Republic uvedl: „Velice si ceníme stoupající prestiže nejen pravidelné pravidelně pořádané konference, která letos atakovala 300 účastníků, ale také soutěže, kde pravidelně oceňujeme zajímavé ITSM projekty v České republice. itMSF Czech Republic i CACIO, tedy oba organizátoři letošního ročníku, se pravidelně snaží přispívat k výměně a sdílení zkušeností mezi předními IT odborníky v České republice. A podle letošních ohlasů se nám to daří.

Rád bych poděkoval všem, kteří se podíleli na organizaci letošní konferenci a porotě ITSM Projektu Roku, ve které zasedli Zdeněk Brabec z ČVUT, Ivette Korandová z České spořitelny, Vladimír Kufner, T-Mobile Czech Republic a.s., Vlastimil Ráb ze společnosti DHL a Jaroslav Rokyta, kteří odvedli výbornou práci při hodnocení ITSM projektů.“

Pozvánka: 24. ročník konference SECURITY

26.01.2016 Bez komentářů

Setkání odborníků na počítačovou bezpečnost

Zveme Vás na 24. ročník konference SECURITY, která se věnuje aktuálním otázkám bezpečnosti informačních a komunikačních technologií. Jedná se o tradiční odbornou konferenci, kde vystoupí řada zahraničních odborníků z oblasti IT bezpečnosti i čeští a slovenští specialisté. Svojí velikostí patří mezi největší security akce na našem území. Celkem se představí na 30 vystupujících a očekává se více než čtyři sta posluchačů.

Hlavní organizátor konference, společnost AEC, si klade za hlavní cíl udržet konferenci nezávislou, tedy bez marketingově a obchodně zaměřených prezentací. Velký důraz klade na odbornou úroveň jednotlivých přednášek a maximální přínos pro účastníky.

Konference je rozdělena na manažerskou a technickou sekci. Přednášky v jednotlivých sálech probíhají zcela synchronně, účastníci mohou mezi sály volně přecházet a sestavit si tak vlastní program, který plně vyhovuje jejich zájmům.

Prezentace v technickém sále se zaměří na aktuální útoky a jejich detekci, upozorní na nové bezpečnostní principy a představí stále aktuálnější problematiky Internetu věcí (Internet of Things). Mluvčí v manažerském sále se budou věnovat tématu Security Operation Center (SOC), aktuálním hrozbám a principům bezpečnosti, bezpečnosti dat v cloudu a sociálních sítí.

Jedním z mnoha doplňkových programů je oblíbená testovací laboratoř, ve které si účastníci mohou sami vyzkoušet hackerské techniky a ověřit si své znalosti formou soutěže.

SECURITY 2016 se koná ve středu 17. února v Clarion Congress Hotel Praha.

Více informací o konferenci včetně podrobného programu a možnosti on-line registrace. Zde také naleznete archív minulých ročníků včetně fotogalerií, reportáží a dalších užitečných informací.

Nové vedení v Infinity a.s.

26.01.2016 Bez komentářů

Novou generální ředitelkou společnosti Infinity a.s. se od 20. ledna 2016 stala Monika Marečková (foto). Ve funkci nahradila Jaroslava Procházku, který se ke stejnému dni ukončil své působení na této pozici, ale i nadále zůstává členem představenstva.

Cílem Moniky bude posilovat propojení IT technologií Infinity s tradičním finančním poradenstvím RSM TACOMA, kde zůstává na pozici řídící partnerky a předsedkyně představenstva. Klíčovým pro Infinity pro rok 2016 bude zaměření na cloudové služby, outsourcing a implementace IS, spolu s následným poradenstvím v oblasti účetnictví, mzdového a HR poradenství či daní.

„Zatímco tradiční profese, které nabízíme v RSM TACOMA (vedení účetnictví a mezd, daňové poradenství, atd.) jsou stále více o technologiích, tak naopak Infinity, stejně jako celý obor IT, se mění na poskytovatele služeb. Dále o nákupu IT služeb již dnes rozhodují spíše finanční ředitelé či majitelé firem, než samotné interní IT týmy. A to je cílová skupina, které rozumíme. Dává nám tak velký smysl spojit síly a nabízet naše služby společně.  A z mých prvních dní v Infinity mám velmi pozitivní pocit. Přesvědčila jsem se, že je to firma plná profesionálů, kteří mají klientům co nabídnout a mé vizi rozumí,“  komentuje důvody uzavření partnerství Monika, a dodává:spojením Infinity a RSM TACOMA budeme mít více než 150 profesionálů a náš plánovaný obrat v roce očekáváme cca 270 milionů CZK a z toho 190 milionů korun ze služeb.“

Monika má více než dvacetileté zkušenosti z řízení firem, dvanáct let pracovala ve společnosti CIMEX, kde byla finanční ředitelkou celého koncernu a místopředsedkyní představenstva mateřské společnosti. V roce 2006 se přidala k týmu TACOMA a.s. (dnes RSM TACOMA) a řídila oddělení Corporate Finance, pod jejím vedením ožilo přes třicet úspěšných transakcí, hlavně fúzí a akvizic a také řada projektů financování a refinancování. V roce 2010 byla jmenována managing partnerkou s odpovědností za vedení celé společnosti. Pod Moničiným vedením se TACOMA stala součástí jedné z největších poradenských sítí na světě, sítě RSM International. Monika se pravidelně umísťuje na předních pozicích oborového žebříčku TOP 25 žen českého businessu.

Společnost RSM TACOMA a.s. je významnou poradenskou společností, která poskytuje komplexní služby v oblasti daní, účetního a mzdového poradenství, oceňování a management consultingu. Specializuje se na fúze a akvizice, corporate finance a trustové služby.

RSM International působí v 120 zemích, má 718 poboček a více než 37,500 zaměstnanců. Působnost RSM International je známá především v Americe, Asii a Velké Británii. RSM TACOMA poskytuje celou řadu poradenských služeb jak společnostem na lokálních trzích, tak i velkým mezinárodním klientům. Více o síti RSM International najdete na www.rsm.com.

Společnost Infinity a.s. působí na trhu již od roku 1992 a svým zaměřením se řadí mezi společnosti poskytující profesionální komplexní služby v oblasti informačních technologií (systémová integrace, implementace IS, projektování a realizace sítí, řešení datových komunikací, vývoj aplikačního software, rozsáhlé instalační projekty a outsourcing). Více na www.infinity.cz

Průzkum: dominantním nástrojem pracovní komunikace zůstává elektronická pošta

25.01.2016 Bez komentářů

Společnost GFI Software, dodavatel řešení bezpečnosti v podnikových sítích, potvrdila, že podle jejího průzkumu mezi malými a středními firmami (SMB) v Evropě, zůstává nejdůležitějším nástrojem pracovní komunikace elektronická pošta – před telefonováním, osobními schůzkami a sociálními sítěmi. O nezastupitelnosti elektronické pošty je přesvědčeno 84 % pracovníků, avšak vadí jim spamy, zbytečné cc: kopie, hrozba virové nákazy a objemné přílohy.

O důležitosti elektronické pošty pro pracovní aktivity svědčí i fakt, že na obdržený pracovní e-mail s dotazem odpoví polovina pracovníků v průměru do 30 minut, dvě třetiny odpoví do 1 hodiny a pouze 6 % pracovníků odpoví až po týdnu. Průzkum rovněž potvrdil, že pracovní e-maily se staly pevnou součástí soukromého života – tři čtvrtiny respondentů kontroluje svůj pracovní mailbox i o víkendech, přes polovina o dovolených a čtvrtina využívá pracovní e-mailové adresy také k soukromým účelům.

Klíčová zjištění z průzkumu (viz přiložená infografika):

  • Pro 43,8 % pracovníků v SMB firmách je e-mail prioritní způsob pracovní komunikace, 29,2 % upřednostňuje osobní setkání, 23,4 % telefonický hovor a jen 3,6 % chat po sociálních sítích;
  • Nejvíce pracovníkům na elektronické poště vadí spamy (37,2 %), zbytečné e-maily „na vědomí“ (27, 4 %), phishing (23,8 %), malware (22,6 %) a objemné přílohy (18,6 %).
  • Na obdržený pracovní e-mail odpoví 24,8 % uživatelů v průměru do 15 minut, 49,4 % do 30 minut a 67,4 % do jedné hodiny. Nejpozději do 24 hodin odpoví 92 % uživatelů;
  • 74,2 % pracovníků kontroluje svou pracovní schránku o víkendech, 54,3 % o dovolené a 39,3 % po 23. hodině. Pro soukromé účely využívá pracovní schránku 25,6 % uživatelů;
  • Pouze 23 % pracovníků archivuje své staré maily, zbytek je manuálně třídí do specifických adresářů nebo je netřídí vůbec.

I přes překotný rozvoj interakce na sociálních sítích tento průzkum potvrzuje dominantní postavení e-mailové komunikace v pracovním životě,“ řekl Zdeněk Bínek, zodpovědný za prodej řešení GFI Software v České republice a na Slovensku. „Ukazuje ale také na hrozby, které jsou spojené se současnými trendy využívání soukromých zařízení pro pracovní účely (BYOD) či naopak pracovních zařízení i k soukromým účelům. Především SMB společnosti by měly přemýšlet o nástrojích pro eliminaci útoků na firemní sítě prostřednictvím elektronické pošty a o řešeních archivace e-mailů. Napadení firemní IT infrastruktury či ztráta důležitých e-mailů může kriticky narušit fungování celé společnosti.

Tags: , , ,

Konica Minolta zvítězila ve výběrovém řízení Allianz pojišťovny

25.01.2016 Bez komentářů

Konica Minolta zvítězila ve výběrovém řízení Allianz pojišťovny na nového dodavatele tisků a souvisejících služeb. Kromě inovace kancelářských tiskových zařízení zajistí pojišťovně nově také kompletní zpracování hromadné klientské korespondence. Celková zakázka vychází z konceptu pro síťové společnosti, kterým Konica Minolta garantuje jednotnou úroveň kvality služeb ve všech tuzemských pobočkách. Tiskové služby pro Allianz bude Konica Minolta v České republice zajišťovat do roku 2020. Očekávaná úspora je v řádu milionů korun.

„Jen inovací technologií chceme snížit výdaje za tisk o téměř 20 %. Další několikamilionový potenciál jsme odhalili v oblasti klientské hromadné korespondence. Pro Allianz zajistíme vše od produkčního tisku přes obálkování až po distribuci,“ řekl Jiří Limburský (foto), obchodní ředitel pro klíčové zákazníky Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „V rámci nové služby jsme nyní schopni pokrýt kompletní zpracování jak firemních, tak klientských dokumentů.“

Služby Konica Minolta využije Allianz v pražské centrále, ve všech regionálních ředitelstvích i na domácích pracovištích externích zaměstnanců.

„Hledali jsme dodavatele, který dokáže naši papírovou korespondenci dostat na nové modernější technologie, zajistit bezchybný a rychlý proces tisku a zpracování obálek. A zároveň kdekoli a kdykoli kvalitně reagovat i na nenadálou situaci. Jednotná úroveň služeb v celé České republice byla  dalším z důvodů pro řešení od Konica Minolta,“ řekl Jaroslav Bezus (foto), senior manažer správy dokumentů Allianz. „Případný servisní zásah jsme totiž schopni kdekoli garantovat do čtyř hodin od nahlášení,“ doplnil J. Limburský.

Novému řešení předcházela analýza, ze které byly patrné příležitosti pro zefektivnění tisku klientské korespondence i systému distribuce. Konica Minolta proto přenese tisk na nové produkční stroje Allianz a k distribuci využije své ověřené alternativní dodavatele. „Přínosem optimalizace hromadné korespondence nebudou jen finanční úspory, ale i zefektivnění procesů, zrychlení práce anebo snížení chybovosti,“ vysvětlil J. Limburský.

Zakázka pro Allianz zahrnuje dodání kancelářských i produkčních tiskových zařízení. Součástí řešení je rovněž monitorovací systém SafeQ určený k detailnímu rozúčtování nákladů a software pro automatizovaný přenos tiskových dat z lokálních zařízení k hromadnému zpracování. Konica Minolta zároveň zajistí i dodávky spotřebního materiálu či případný servis zařízení.