Archív

Archív pro ‘IT’ Kategorie

GFI Software: 71 % českých SMB podniků se obává úniku citlivých dat přes webové připojení

08.06.2016 Bez komentářů

Společnost GFI Software, dodavatel řešení bezpečnosti v podnikových sítích, zveřejnila výsledky svého lokálního průzkumu zaměřeného na problematiku zneužívání pracovního webového přístupu. Podle tohoto průzkumu se české SMB firmy nejvíce obávají úniku citlivých firemních dat a ztráty produktivity u pracovníků, kteří se v pracovní době věnují nepracovním aktivitám. Tím, že zaměstnanci používají firemní přístup k internetu k nepracovním účelům, si je víceméně jisto 88 % SMB podniků.

Současná změna pracovních způsobů vede k tomu, že jak lidé stále více pracují z domu, tak také častěji vyřizují své soukromé záležitosti v práci. Využívání pracovního internetu k surfování po webu, komunikaci po sociálních sítích či k online nákupům není nic výjimečného a je ve většině firem realitou. Spíše než striktně zakazovat či naopak vše benevolentně povolovat by management měl rozumně nastavit politiku využívání pracovního webového přístupu a s pomocí IT nástrojů ji řídit a prosazovat její dodržování. A to zejména v sezónních obdobích, jako je například nákup letních dovolených po internetu, kdy se zvyšuje pravděpodobnost kybernetických útoků.

Klíčová zjištění lokálního průzkumu:

  • 72 % českých SMB společností se je jisto tím, že pracovníci používají podnikový web i pro nepracovní účely, dalších 16 % se to domnívá, 12 % se domnívá či je jisto, že jej nepoužívají;
  • 38 % dotázaných problematiku používání podnikového webu pro nepracovní účely toleruje, 4 % se o ni dokonce vůbec nestará; 31 % firem pouze blokuje určité stránky, 19 % občas využívá reporty uživatelského přístupu na web;
  • V souvislosti se zneužíváním webového přístupu má management největší obavy z úniku citlivých firemních informací (71 %), ztráty produktivity práce (69 %) a zavlečení virů do firemní sítě (51 %).

„Z průzkumu vyplývá, že ačkoliv si velká většina českých organizací uvědomuje následky nekontrolovaného přístupu k pracovnímu webu, překvapivě velké procento firem tuto situaci toleruje nebo ji řeší pouze operativně,“ řekl Zdeněk Bínek, zodpovědný za prodej řešení GFI Software v České republice a na Slovensku. „Jedním z následků takovéhoto přístupu může být například ransomware zavlečený do sítě neopatrným uživatelem, v jehož důsledku může dojít k zašifrování kritických podnikových dat.  Vytvoření účinné strategie pro řízení webového přístupu s podporou specializovaných nástrojů firmám umožňuje reagovat na aktuální webové hrozby.“

Specializované nástroje pro webový monitoring pomáhají ochránit podnikovou síť před malwarovými a phishingovými  útoky z webu, udržet vysokou produktivitu zaměstnanců, zabránit zahlcení přenosového pásma či eliminovat porušování autorských práv u obsahu umístěného na firemních počítačích.

Petr Žikeš byl jmenován novým ředitelem společnosti Safetica Technologies

07.06.2016 Bez komentářů

Petr Žikeš, který donedávna zastával pozici provozního ředitele firmy Safetica Technologies, byl jmenován novým ředitelem celé společnosti, která se specializuje na ochranu firemních dat před únikem a eliminaci bezpečnostních incidentů.

Petr Žikeš (37) je zkušeným odborníkem, který devět let působil na pozici Senior Training Manager ve společnosti AVG Technologies, kde byl zodpovědný za kvalitu služeb, spokojenost zákazníků, otevírání nových kontaktních center či řízení týmu inženýrů. Dále působil dva roky jako vedoucí zákaznické podpory ve společnosti Safetica Technologies,kde rovněž zastával funkci provozního ředitele. Safetica se na českém trhu během loňského roku stala jedničkou na poli bezpečnostních řešení.

Mezi hlavní cíle nového ředitele patří nejen podpora vývoje produktů, ale zejména expanze (přeměna) společnosti do role středoevropského leadera v oblasti Data Loss Prevention software a na další zahraniční trhy, mezi které patří například i severní Amerika. Součástí zmíněného růstu budou nová globální partnerství, která se firma chystá odtajnit v těchto dnech. Expanzí do zahraničí ale nechce nový ředitel ohrozit rostoucí stabilitu na českém a slovenském trhu. „Péči o domácí trh včetně Slovenska stále považujeme za klíčovou aktivitu firmy. Zejména v posledních letech se nám transparentní přístup k českým a slovenským klientům velmi vyplatil,“ říká Petr Žikeš, ředitel společnosti Safetica.

Konica Minolta mění české i evropské vedení a posiluje zaměření na IT služby

07.06.2016 Bez komentářů

Novým generálním ředitelem Konica Minolta v České republice byl jmenován Pavel Čurda. Zodpovědný bude zejména za řízení přímého a nepřímého prodeje tiskových a IT řešení. Ve funkci nahradil Tomáše Bednáře, který se ujal vedení nové divize IT Služeb Konica Minolta ve 14 zemích východní Evropy, včetně ČR. Pavel Čurda je třetím jednatelem Konica Minolta Business Solutions Czech vedle Tomáše Bednáře a Romana Tihelky. Ten zodpovídá od roku 2012 za vedení dceřiných společností Konica Minolta v zemích střední a východní Evropy včetně Ruska. Nyní také přímo řídí pobočky ve Slovinsku, Chorvatsku a Řecku.

„Připravujeme novou obchodní strategii, která nám umožní udržet si pozici nejvýznamnějšího hráče na českém trhu. V krátkodobém horizontu chceme intenzivně pracovat na rozvoji aktivit v oblasti IT Služeb a dále začleňovat nabídku sesterské organizace Webcom do našeho portfolia. Ve střednědobém se zaměříme na nabídku individuálních řešení v oblasti bezpapírové kanceláře. Mým cílem také je, aby naše pobočka byla atraktivním zaměstnavatelem a inspirací pro jiné evropské země,“ řekl Pavel Čurda (foto), nový generální ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech. 

IT Služby představují zásadní oblast pro budoucí růst Konica Minolta. „Došlo proto k vytvoření samostatně řízené oblasti IT Služeb v regionu východní Evropy s cílem jednoznačně podpořit další rozvoj celé skupiny,“ uvedl Tomáš Bednář, ředitel divize IT Služeb Konica Minolta pro region východní Evropy, a dodal: „Samostatný systém obchodu na jednotlivých trzích zůstane zachovaný. Tisková i IT řešení budou tedy nabízet a servisovat národní zastoupení Konica Minolta, ale pod novým mezinárodním vedením. Pro celý region jednotně bude spravována oblast portfolia produktů a služeb a také vývoj a dodávky softwarových řešení.“

Letošním cílem divize IT Služeb ve všech zemích regionu východní Evropy je dosáhnout obratu zhruba miliardy korun a v průběhu dvou let vykázat růst na dvojnásobek současného stavu. „Nabídka softwarových služeb z oblasti dokumentových řešení a workflow ze strany Konica Minolta je nejpokročilejší právě v České republice. Nyní chceme své zkušenosti nabídnout i v dalších zemích, avšak jednotlivá řešení vždy přizpůsobíme požadavkům a konkrétní situaci na daném trhu,“ sdělil T. Bednář. Největší potenciál pro oblast IT Služeb vidí Konica Minolta v dokumentových řešeních, oblasti scan&capture, ECM a workflow dokumentu.

K rozvoji inovací přispějí i dvě vývojová centra Konica Minolta v Brně, se kterými bude nová divize IT Služeb úzce spolupracovat. Centra se zabývají řadou novinek s výhledem na 2 až 5 let dopředu. Z jejich aktivit vycházejí například některá nová řešení z oblasti Smart Office, která je Konica Minolta již připravena nabízet zákazníkům.

České Radiokomunikace – možnosti zálohování a ukládání dat pro každý typ společnosti

30.05.2016 Bez komentářů

Praha, 30. května 2016 – České Radiokomunikace rozšiřují své profesionální cloudové služby o další možnosti zálohování a ukládání dat. Kromě služby Disaster Recovery a nedávno uvedené služby ČRa Backup přicházejí i s nabídkou služby ČRa Remote NAS. Jde o spolehlivé úložiště v kapacitách až stovek TB pro ukládání, online archivy či odlévání dat. Podle výzkumu, který ČRa provedly v březnu 2016, je ukládání a zálohování pro firmy stále důležitější. Jeho budoucnost je právě v cloudu.

„ČRa nabízejí adekvátní variantu zálohování pro každou společnost a její specifické potřeby. Pro některé firmy je důležitá fyzická záloha a záložní pracoviště, menší a střední firmy však dávají důraz na efektivitu a flexibilitu práce s daty, výhodnější je pro ně tedy cloudová varianta. Zálohování nabývá na důležitosti. Pro řadu firem je už velmi krátká doba, tedy už 1 hodina bez dat a fungujících systémů, velmi kritická,” uvádí Marek Erneker, produktový manažer cloudů, České Radiokomunikace, a.s.

Služba ČRa Backup přináší malým a středním firmám univerzální a flexibilní řešení pro zálohování jejich dat. Data jsou přenášena do vysokokapacitního úložiště, kde je zajištěno jejich bezpečné uložení. Zálohy probíhají šifrovanou formou prostřednictvím běžného internetového připojení, přes které se přenáší komprimované rozdílové přírůstky dat od poslední zálohy. Proces zálohování je spravován přímo zákazníkem, prostřednictvím online portálu s možností velmi detailního nastavení. Ten umožňuje řídit nejen plány záloh či držení retencí, ale také obnovu dat.

ČRa Disaster Recovery je inteligentní pojistka pro firmy, které díky této službě, v případě, že by se s jejich systémy cokoliv stalo, mohou kdykoliv obratem spustit jejich zálohy z datového centra ČRa DC Tower na Žižkově. Služba provede prvotní replikaci všech systémů a následně nonstop aktualizuje repliky jednotlivých serverů v přednastaveném časovém intervalu. Využívá integrovaných funkcí v České republice velice rozšířené virtualizační platformy VMware. Služba Disaster Recovery cloud navíc představuje cenově výhodnou alternativu pro firmy, které potřebují svá data a systémy zálohovat do jiné lokality.

ČRa Remote NAS je spolehlivé úložiště v kapacitách až stovek TB pro ukládání, online archivy či odlévání dat. Kromě vysoké přístupové rychlosti přináší služba výhody v podobě dostupnosti prostřednictví cloudu, datového centra či telekomunikačního propoje, synchronizace dat do oddělené lokality a možnost vytváření obrazů a zajištění retence dat. Služba je vhodná pro společnosti, které potřebují rychle a efektivně sdílet data v rámci společnosti, nebo mají zájem o zajištění datového úložiště a archivu pro obrazová a provozní data.

České Radiokomunikace a.s. (ČRa) jsou leaderem v poskytování digitální infrastruktury. Kromě vysílacích služeb se firma zaměřuje na propojování světa televize, rádia a internetu. Provozuje vlastní datová centra a svým zákazníkům poskytuje špičkový výpočetní výkon. ČRa disponují vlastní optickou páteřní sítí a díky silné vysílací infrastruktuře mohou nabídnout zákazníkům i bezdrátové řešení, případně připojení blízkých lokalit pomocí optických vláken.

I při digitalizaci dokumentů je nejlepší „vykládat Full house“

25.04.2016 Bez komentářů

Jasná pravidla Pokeru: Kdo má každou kartu samostatnou, prohrává a zaplatí nejvíce. Kdo dokáže spojit dvě do páru, je na tom lépe. Při spojení tří karet se šance na výhru zvyšují a tak dále a tak dále. Stejně tak i při digitalizaci dokumentů vyhrávají ti, kteří je dokáží spojit do skupin. Při plné digitalizaci dokumentů mají totiž firmy zákonnou povinnost prokázat jejich důvěryhodnost pomocí takzvaných časových razítek. A ty něco stojí. Jelikož blafovat se zde nesmí, mají „chytří hráči“ jedinou možnost: Namísto nákupu razítek pro každý samostatný dokument mohou spojit více dokumentů do jedné skupiny a takovýto „Full house“ pak označit jediným časovým razítkem. Tímto způsobem lze náklady na digitalizaci snížit téměř až o 99 %.

Při elektronické formě evidence musejí firmy prokázat takzvanou důvěryhodnost digitalizovaných dokumentů – konkrétně například jejich neměnnost v čase. Tu stvrzují časová razítka. Nejčastější praxí doposud bylo nákup těchto razítek pro každý jednotlivý dokument. Při ceně jednoho razítka 0,50 Kč až 4 Kč, množství evidovaných dokumentů za rok a navíc další povinnosti obměňovat razítka každé dva roky, to pro firmy znamenalo exponenciální růst nákladů. Moderní služby z oblasti digitalizace však nabízejí řešení.

Teď už si může zahrát každý

Co znamená důvěryhodnost dokumentu?
V rámci potvrzení důvěryhodnosti dokumentu je nutné pomocí časového razítka ověřit jeho neměnnost a elektronickým podpisem jeho tvůrce či původ. Použitím vhodného formátu, například PDF/A, je rovněž zapotřebí splnit podmínku čitelnosti. Časová razítka i elektronické podpisy vydává oficiální certifikační autorita. Elektronický podpis je však platný pro období v řádu několika let a nepředstavuje významné náklady.

Službu označit jediným razítkem až několika desítek dokumentů, vždy za jeden den, nabízí například Konica Minolta. Roční náklady se tím sníží na pár stokorun. Úplná digitalizace se tak stává dostupnější i pro malé firmy či živnostníky, kteří si dosud nemohli větší investice do moderních řešení dovolit. Všichni mohou navíc využívat takovou službu bez obav, protože její soulad s českou legislativou byl již potvrzen i znaleckým posudkem.

Pří kompletním převodu dokumentů do elektronické podoby nemusejí již firmy uchovávat papírové originály. Veškerá evidence se přesouvá do digitálního prostředí, a tak není třeba ani dále investovat do fyzických archivů a skladovací prostory je možné využít k jiným účelům. Úplná digitalizace dokumentů otevírá také cestu k celkovému zrychlení a zjednodušení činností a k většímu zabezpečení i zpřehlednění práce.

Jak může vypadat ideální hra?
Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovávat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.

 

I částečná digitalizace vám může vykouzlit spokojený Poker face

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty může mít několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až právě po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Stále však platí, že i nižší rozsah digitalizace může být pro firmy přínosem. Usnadní například vyhledávání dokumentů, stejně jako jejich správu i archivaci. Celkově pak vždy pomůže zrychlit a zpřesnit všechny procesy spojené s administrativou.

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Zahrajte si o maximální bank

V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich prvotní převod do elektronické podoby. Jako jedna z mála v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Konica Minolta je vítězem šestiměsíčního mezinárodního testu

16.03.2016 Bez komentářů

Nezávislá organizace Buyers Laboratory Inc. (BLI) udělila ocenění „Winter 2016 Pick“ dvěma multifunkčním zařízením Konica Minolta. Ta zaujala vysokým výkonem, možnostmi přizpůsobení displeje a ovládáním pomocí mobilních přístrojů. Individuální ocenění „Pick“ získávají absolutní vítězové jednotlivých kategorií. 

„Vážíme si zejména ohodnocení inovačních technologií našich zařízení. Ty cílí na zvýšení výkonu, snížení nákladů, usnadnění obsluhy a zjednodušení integrace do podnikové infrastruktury. Nezávislá ocenění jsou pro nás důkazem, že investice do moderních funkcí jsou správně zvolenou strategií,“ řekl Pavel Kelča (foto), Head of Product Marketing Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Vítězství v rozsáhlém šestiměsíčním testu je rovněž potvrzením pro naše zákazníky, že produkty Konica Minolta splňují i ty nejnáročnější uživatelské požadavky současného podnikatelského světa.“

Zařízení bizhub C368 a 287 umožňují ovládání pomocí mobilních přístrojů všech značek a operačních systémů. Disponují rovněž intuitivním kontrolním panelem, jehož podobu lze individuálně měnit na základě požadavků uživatelů. „Přizpůsobený displej nabízí každému rychlý přístup k jeho nejčastěji využívaným nástrojům a aplikacím. Služby mobilního tisku pak dále zrychluje funkce bezkontaktního propojení s tablety či chytrými telefony,“ řekl George Mikolaj, zástupce BLI.

Automatické spojení s mobilními přístroji umožňují technologie NFC a Bluetooth. Funguje na principu aktivace WiFi sítě a stažení tiskových dat bez nutnosti povelu od uživatele, pouze na základě přiblížení mobilního přístroje k ovládacímu displeji tiskového zařízení. Uživatelé následně mohou jediným tlačítkem okamžitě zadávat základní povely, jako je tisk či skenování z nebo do mobilních přístrojů, případně provádět další operace.

Buyers Laboratory Inc (BLI) je přední nezávislá testovací laboratoř v oboru kancelářské techniky. Byla založena v roce 1961 a od té doby působí jako hlavní nezávislý a spolehlivý zpravodaj v oblasti zobrazovacího průmyslu. BLI publikuje jedny z nejkomplexnějších srovnávacích testů kancelářské techniky, které jsou vždy založeny na mnohaměsíčním testování. Ocenění „Pick“ uděluje dvakrát do roka. Databáze společnosti obsahuje testy více než 10 000 tiskáren, kopírek, faxů, skenerů a multifunkčních zařízení.

Více informací na: https://www.buyerslab.com/News/Awards/Winter-2016/Canon-and-Konica-Minolta-Win-BLI-A3-MFP-Picks

Nastává u vás krize, když má sekretářka dovolenou? Nemusí!

22.02.2016 Bez komentářů

Kde je jaký dokument, do kdy se má co splnit, komu potvrdit, komu předat ke schválení… – v mnoha firmách má o dokumentech nejlepší přehled sekretářka či asistentka a v mnoha firmách také platí, že pokud si vezme dovolenou nebo je nemocná, vyřizování dokumentů zamrzá. Faktury neodcházejí, smlouvy se ztrácejí, žádanky se vrší. A co teprve, když tato sekretářka odchází z firmy nadobro? Než se nová síla zorientuje, zpravidla dochází k různým problémům. Ideálním řešením, které může předejít těmto kritickým situacím, je systém pro zpracování dokumentů.

Zvýšené pozornosti je třeba dbát zejména při zpracování smluv. Ty obsahují zásadní povinnosti, termíny plnění i postupy, které je třeba hlídat. Opomenutí těchto závazků, nedodržení termínů či dokonce ztráta smlouvy může vést ke vzniku nežádoucích finančních nákladů, ztrátě zákazníka či k jiným problémům ohrožujícím fungování firmy. A nechat veškerou odpovědnost za správné vyřízení smlouvy pouze na jednom, ale ani na více zaměstnancích, rozhodně není ideální.

Co můžete změnit?

Kritický okamžik při standardním zpracování smluv představuje celý životní cyklus dokumentu od procesu tvorby, či zpracování, přes schvalování a připomínkování až po archivaci. Standardem totiž většinou bývá ruční přepis důležitých úkolů a založení smlouvy „kamsi do šanonu“. Naopak systém pro automatické zpracování smluv vám pomůže s rychlým vyhledáváním dokumentů, zefektivní všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídá důležité termíny vyplývající z uzavřených podmínek. A to může v mnoha případech ušetřit významné finanční částky.

Kdy vám systém může pomoci?

Pokud si i vy například při sestavování smluv předáváte dokument ve firmě prostřednictvím e-mailů a ukládáte jej ve schránkách, vězte, že nejste úplnou výjimkou. Není to však rozhodně nic ideálního. Takto může snadno dojít ke ztrátě dokumentu, ke vzniku nežádoucího většího počtu verzí a k dalším chybám. Řešením může být digitalizace dokumentů a vytěžení obsažených informací. Právě to je základem systému pro zpracování smluv, který vám umožní mít kontrolu nad procesem jejich tvorby a přehled o aktuálním stavu či umístění těchto dokumentů. Vy si navíc budete e-mailem posílat už jen odkaz na dokument v úložišti, čímž snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.

Co znamená „vytěžování“ dokumentů?
Základem kvalitního systému pro zpracování dokumentů je funkce pro tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů ve smlouvě, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako jsou jména smluvních stran, částky, či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Kde je dokument uložen?

Tyto systémy fungují na principu ukládání smluv v digitalizované podobě v úložišti s kontrolovaným přístupem. Oprávnění mohou být samozřejmě pro různé osoby individuální, ale přesně definují, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit. Dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat i s různými přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.

Mnoho osob, mnoho úprav, jedna smlouva

Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel systému pro zpracování smluv by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle vašich potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. Výsledkem je, že existuje vždy pouze jedna aktuální verze smlouvy, se kterou však může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.

Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen pracovat také s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.

Více o službách řízení firemních procesů >>

Jak se může změnit proces zpracování smlouvy?
Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální ověření a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazováním.

Zamyslete se nad úrovní potřebné digitalizace

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál celého řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.

Manažeři při hledání nových IT řešení často obchází vlastní vedení IT

09.02.2016 Bez komentářů

Manažeři ve střední a východní Evropě stále častěji namísto svých IT ředitelů využívají dodavatele IT jako neformální konzultanty při řešení potřeb svých jednotek. V novém průzkumu analytické a poradenské společnosti IDC mezi jinými než IT manažery v zemích střední a východní Evropy téměř dvě třetiny dotázaných uvedly, že v nejranějších fázích úvah o zavedení nového řešení hovoří přímo s dodavateli IT. Před zahájením formálních rozhodovacích procesů se na poskytovatele řešení obrací 35 % respondentů.

IDC poznamenává, že u manažerů obecně stoupá úroveň znalostí informačních a komunikačních technologií.

„Manažeři se již neptají, zda mohou s pomocí IT dělat něco lépe nebo něco nového,“ říká Mark Yates (foto), manažer výzkumu ve společnosti IDC. „Dnes se ptají, proč to nemohou dělat hned. Když mají marketingoví, obchodní, výrobní, personální nebo finanční manažeři či ředitelé nápad, jak zlepšit fungování a výsledky své jednotky, chtějí jej zrealizovat hned.“

Právě zde přichází ke slovu dodavatelé IT. Ti, kteří dokáží skutečně pomoci, mají zkušenosti z projektů pro desítky či stovky zákazníků. Vědí, jaké mohou nastat problémy s kompatibilitou a řešili se svými zákazníky různá obchodní zadání s pomocí informačních technologií. Je zřejmé, že titíž dodavatelé IT budou o svých řešeních hovořit jako o nejlepších a přehnaně horliví obchodníci budou vnucovat své produkty. Ale manažeři jsou ochotni se s tím smířit (v rámci rozumných mezí), aby využili znalosti a zkušenosti dodavatelů.

Výzkum IDC také ukazuje, že výrobní, obchodní a provozní oddělení často sama platí za informační technologie, které používají. Zhruba 27 % dotázaných uvedlo, že IT projekty jsou financované z rozpočtu jejich oddělení namísto podnikového rozpočtu na IT. Zatímco v České republice se to týká pouze 15 % a v Maďarsku 17 % podniků, v Rumunsku takto funguje financování IT projektů u 38 % a v Polsku u 39 % podniků (pro srovnání, v Severní Americe je toto číslo ještě vyšší). Na takovéto rozdělení rozpočtů poukazuje i nedávno vydaná pololetní predikce výdajů na IT zaměřená na výrobní, obchodní a provozní jednotky podniku, v níž IDC předpovídá výrazný nárůst podílu těchto jednotek na výdajích na IT v příštích pěti letech.

Posun vlivu na rozhodování o IT ve většině případů nezpůsobuje rozkoly. Celkem 48 % dotázaných ve výzkumu IDC popsalo svůj vztah s IT týmem jako pozitivní spolupráci. Dalších 28 % uvedlo, že IT tým je nápomocný, požadavky se vážně zabývá a transparentním způsobem posuzuje jejich proveditelnost. Přibližně 41 % IT projektů iniciovaných nebo financovaných jiným než IT oddělením řídí předmětné oddělení a IT společně.

„Progresivní ředitelé IT situaci chápou,“ říká Mark Yates. „Vědí, že nemohou všem pomoci se vším – nemají čas nebo patřičné odborné znalosti. Stejně jako mnoho dodavatelů směřují i ředitelé IT vědomě či podvědomě k modelu založenému na platformách, kdy vytvoří IT ekosystém, který mohou ostatní jednotky využít k vývoji nástrojů, nasazení aplikací a rozsáhlým inovacím.“

Výzkum dále zjistil:

  • (Nedostatek) vedení je při rozhodování o IT hlavním problémem výrobních, obchodních a provozních jednotek.
  • 17 % IT oddělení ve střední Evropě jsou buď nečinná, nebo naopak uplatňují absolutní kontrolu.
  • Provozního řízení a BI/manažerské přehledy jsou nejčastějšími projekty realizovanými zcela mimo IT.
  • Zhruba 13 % IT projektů vedou různá oddělení v podniku samostatně bez zapojení IT.
  • Z hlediska dosahování cílů uvádí podniky na méně rozvinutých trzích více než dvojnásob překážek oproti podnikům na rozvinutých trzích.

Analytická studie společnosti IDC s názvem Collaboration Beyond Borders: How Non-IT Decision Makers Approach IT in Central and Eastern Europe zkoumá, jak v podnicích ve střední a východní Evropě dochází k přesunu rozhodování z IT oddělení na manažery jednotek, které IT užívají. Zabývá se klíčovými obchodními cíli a vztahy mezi IT, ostatními jednotkami v podniku a rozpočty. Ukazuje, jaké typy specifických řešení jsou již využívány, a navrhuje, jak si mohou výrobní, obchodní a provozní jednotky pořídit další buď přímo, nebo ve spolupráci s IT. Výzkum se uskutečnil v šesti zemích (České republice, Maďarsku, Polsku, Rumunsku, Rusku a Slovenské republice). Dotazováni byli pracovníci na pozicích ve čtyřech oblastech mimo IT (finance/účetnictví, marketing, prodej a výroba) v sedmi odvětvích (podnikové služby, finance, průmyslová výroba, maloobchod/velkoobchod, telekomunikace, doprava/logistika a energetika).

Studie IDC Worldwide Semiannual IT Spending Guide: Line of Business kvantifikuje posun ve výši výdajů na IT z IT oddělení na 11 jiných typů jednotek v podniku. Ukazuje dodavatelům IT, kde se nachází zdroje financí, kde se rozhoduje o IT a jak se bude situace vyvíjet v budoucnu. Studie pokrývá 53 zemí, 17 odvětví a 31 typů technologií. Poskytuje detailní informace nezbytné pro plánování vývoje produktů a obchodní a marketingové strategie

Společnosti, které zavedly hybridní cloud, vykazují třikrát vyšší pravděpodobnost, že se přiblíží svým cílům pro podnikání a připravenost infrastruktury

05.02.2016 Bez komentářů

Společnost EMC Corporation dnes oznámila výsledky nové studie, podle níž se IT a obchodní manažeři shodnou na tom, že digitální transformace a hybridní cloudy jsou v digitální éře klíčové pro úspěch na konkurenčním trhu. Studie, kterou vypracovala společnost IDG Research Services, ukazuje, že organizace se musí „vydat digitálním směrem“, pokud chtějí vylepšit možnosti zákazníků, zvýšit flexibilitu, podpořit využívání obchodních příležitostí a snížit náklady. 92 % respondentů uvedlo, že strategie jejich organizace pro zajištění konkurenceschopnosti si žádá digitální obchodní iniciativy, a 90 % označuje digitální podnikání za „nejvyšší prioritu“ pro nadcházející jeden až tři roky. Z toho vyplývá, že díky převratným možnostem, které nabízí, je digitální podnikání v současné době pro IT hlavní hybnou silou.

Mezi podněty těchto investic do digitálních technologií patří:

  • Zlepšování možností zákazníků (87 % respondentů uvedlo, že se jedná o zásadní nebo velice důležitý cíl.)
  • Získávání nových zákazníků (86 %)
  • Urychlení inovací (82 %)
  • Podpora obchodního rozhodování v reálném čase (82 %)

Přechod na digitální podnikání je komplexní a vyžaduje čas, ale 63 % respondentů uvedlo, že je na dobré cestě k dosažení svých počátečních cílů digitální transformace. Před řediteli IT přesto stojí překážky, mezi něž patří:

  • Rozpočet a zdroje (38 %)
  • Fragmentovaná výpočetní prostředí (30 %)
  • Nedostatek správných technologií (29 %)

Při řešení těchto výzev využívají ředitelé IT stále častěji hybridní cloudová prostředí a zavádějí modernizovanou infrastrukturu, jejíž součástí jsou dva nebo více modelů poskytování služeb, včetně tradičních datacenter, privátního cloudu, spravovaného privátního cloudu a veřejného cloudu. Úctyhodných 83 % respondentů v současné době používá nebo plánuje používat hybridní cloudové prostředí a 73 % souhlasí, že hybridní cloudový model vytváří cestu k digitálnímu podnikání.

Data průzkumu ukazují, že digitální transformace podpořená hybridním cloudem pomáhá organizacím zvýšit flexibilitu IT a proces implementace iniciativ digitálního podnikání je díky ní rychlejší, snazší a méně nákladný. Z výsledků průzkumu navíc vyplývá, že prostřednictvím snížení nákladů na IT umožňuje hybridní cloud investice do digitální transformace. Společnosti, které hybridní cloud zavádějí nejrazantněji, také dosahují v digitální transformaci největšího pokroku. Ty z organizací zahrnutých do průzkumu, které v hybridním cloudu provozují významný počet úloh, vykazují třikrát vyšší pravděpodobnost, že se přiblíží svým cílům pro digitální podnikání a připravenost architektury, než organizace, které hybridní cloud nepoužívají.

Citace vedoucího představitele společnosti EMC:

Jeremy Burton (foto), prezident pro produkty a marketing, EMC Corporation

„Stát se digitální je prioritou pro téměř každou firmu na planetě. Jak toho dosáhnout, ale již tak zřejmé není. Tato studie naprosto jasně dokládá, že hybridní cloud – a úspory, které společně s pružností přináší – je klíčovým prostředkem při přechodu na digitální podnikání.“

 

Používání veřejných cloudových služeb bývá v rozporu s firemními standardy

04.02.2016 Bez komentářů

Používání veřejných cloudových služeb dnes řadě firemních uživatelů usnadňuje práci, ale bývá to v rozporu s firemními standardy. Přináší to také významné bezpečnostní i legislativní riziko a IT oddělení to znesnadňuje správu sítě a vynucení bezpečnostních politik. Zároveň tím může docházet k rozdrobení rozpočtů na IT do různých oddělení, čímž firmy ztrácejí přehled o celkových výdajích a jejich efektivitě. Pomoci se zvládnutím fenoménu zvaného Shadow IT může pomoci nástroj Cisco Cloud Consumption, který je dostupný formou služby (SaaS) a umožní přehledně zmapovat cloudové služby využívané ve firemní síti. 

Praha, 4. února 2016 – Využití veřejných cloudových služeb za poslední rok vzrostlo podle údajů společnosti Cisco o 112 procent. Velké podniky v současné době využívají v průměru 1220 cloudových služeb. V řadě případů jde ale o cloudové služby, které nebyly oficiálně implementovány IT oddělením. Jednotliví uživatelé či celé týmy obcházejí IT oddělení při přístupu k veřejným cloudovým službám, o nichž se domnívají, že jsou pro jejich práci potřebné. Ředitelé IT si začínají postupně uvědomovat skutečný rozsah používání cloudových služeb v jejich podnicích a rizika, která s sebou přináší. Pro zmapování situace, znovuzískání přehledu o dění v síti a zvládnutí „stínového IT“ slouží nový nástroj Cisco Cloud Consumption dostupný formou služby. Ten odhaluje a sleduje veřejné cloudové služby, které organizace využívá. 

Podle nedávné analýzy společnosti Cisco využívá v současné době průměrný velký podnik 1 220 samostatných veřejných cloudových služeb. To je asi pětadvacetkrát více než odhaduje IT oddělení. Průměrný počet veřejných cloudových služeb za poslední rok vzrostl o 112 procent a o 67 procent za uplynulých šest měsíců. Takovéto využívání veřejných cloudových služeb přináší závažná obchodní i bezpečnostní rizika – od otázky dodržování předpisů a ochrany dat přes zajištění kontinuity provozu až po výkonnost a efektivitu nákladů.

„Uživatelé ve firmách se logicky snaží usnadnit si práci, případně ji zefektivnit. Veřejné cloudové služby se zdají být bezbolestným řešením. A tak místo čekání na přidělení vzdáleného přístupu do firemní sítě si uživatelé jednoduše překopírují soubory na některé z veřejných úložišť,“ vysvětluje Michal Stachník (foto), generální ředitel Cisco ČR. „Problém je v tom, že tím se do firemní sítě dostává provoz, se kterým nepočítají bezpečnostní pravidla a uživatelé tak mohou nevědomky pomáhat útočníkům. Nákup cloudových služeb pro potřeby jednotlivých oddělení pak může znamenat rozdrobení výdajů na IT a tím i obtížnější sledování efektivity investic,“ doplňuje Michal Stachník.

Výzkumy ukazují, že důvodem k tomuto kroku je častá frustrace uživatelů z fungování IT oddělení. Byznys se zrychluje a firmy potřebují podporu informačních technologií k tomu, aby obstály na trhu. Řada IT oddělení funguje stále postaru a připomíná spíše servisní úsek. Firmy ale potřebují, aby se staly partnery při rozvoji byznysu. Používání veřejných cloudových služeb se zdá jako bezbolestné řešení. Uživatelé mohou využívat moderní technologie a služby a nemusí čekat na často zdlouhavé schválení ze strany IT. Jenže obcházením firemních pravidel se do sítě dostává datový provoz, se kterým nepočítají bezpečnostní pravidla a uživatelé se tak mohou neúmyslně stát pomocníky kyberpirátů. Navíc se kvůli tomu může firma dostat i do rozporu s legislativními a regulatorními požadavky.

Analýzy také ukazují, že podobně v některých případech obcházejí IT dokonce celá oddělení či organizační jednotky, když si nakupují cloudové služby pro potřeby svých týmů. Tím ovšem znesnadňují správu výdajů na informační technologie. IT rozpočet se totiž kvůli takovémuto přístupu rozpadá na mnoho částí a pro firmy je pak velmi obtížné tyto náklady sledovat a vyhodnocovat jejich efektivitu.

Nástroj Cisco Cloud Consumption je dostupný formou služby. Jeho hlavní funkcí je odhalovat a průběžně sledovat využití veřejného cloudu v celé organizaci. Ve spojení s nástroji pro detailní analýzu a srovnání, které společnost Cisco také nabízí, pomáhají tyto informace snižovat bezpečnostní rizika i lépe chápat a řídit náklady. Na základě toho může IT tým efektivněji spolupracovat s ostatními jednotkami a zasvěceně rozhodovat o pořizování vhodných cloudových služeb.

Aby si mohly firmy ověřit přínos Cisco Cloud Consumption přímo v jejich organizaci, nabízí Cisco všem zájemcům třicetidenní bezplatné zkušební období. Po něm se mohou rozhodnout, jestli chtějí službu nadále používat a pořídit si její předplatné.